Preguntas Frecuentes

 

Cuando un documento es ingresado por caja se le asigna un número de ingreso y es derivado al departamento respectivo. Ahí el número de ingreso es calificado y una vez que esta en condiciones de buscarlo se le entrega fisicamente al funcionario respectivo.

En esta segunda fase se lleva a cabo una exhaustiva revisión de la escritura donde se fiscaliza que se cumpla al pie de la letra lo que la petición dice, luego se deriva el documento a otro funcionario que saca las copias respectivas. Finalmente la copia se revisa, se valida y se firma, entregándose al día hábil desde las 13:00 hrs.

Para expedientes, la solicitud que emana del tribunal, se ingresa en caja dandole el número de ingreso respectivo y asignándole el funcionario para su búsqueda. Luego el expediente es llevado para su desarchivo, estimando esta fase en 15 días hábiles. Este plazo es solamente referencial, ya que dependiendo de la complejidad puede prolongarse un poco más.

Las comunas que atiende el Archivero Judicial de Santiago son las siguientes:

CerrillosLampaPudahuel
Cerro NaviaLas CondesQuilicura
ColinaLo BarnecheaQuinta Normal
ConchaliLo PradoRecoleta
Estación CentralMaculRenca
HuechurabaMaipúSantiago
IndependenciaÑuñoaTil Til
La FloridaPeñalolenVitacura
La ReinaProvidencia 

El oficio o la oficina del Archivero, está abierto a todos. Los libros que en esta oficina se llevan son esencialmente públicos, por consiguiente, está permitido a cualquiera consultarlos en la misma oficina y tomar los apuntes que crea convenientes.

Sin embargo puede ocurrir que dichos libros sean requeridos para una copia y por lo tanto, no se encuentren disponibles en un momento determinado. Por esta razón, las consultas a éstos deben ser breves, con el objeto de devolverlos a su lugar de origen donde permanentemente se encuentran ocupados para estampar notas que afectan a las inscripciones que contienen.

Las solicitudes se hacen directamente en el Archivo Judicial de Santiago, ubicado en Almirante Latorre 380, comuna de Santiago Centro.

Todos los registros notariales desde el año 1930 hasta 1979 se encuentran ubicados en nuestra bodega de Pedro de Valdivia. Usted debe solicitar el libro en Almirante Latorre 380, el cual llegará al día hábil siguiente desde las 12 hrs en adelante. Cuando haya llegado a nuestra oficina podrá ver el libro y hacer la solicitud.

Para solicitar una escritura pública usted necesita tener como mínimo los siguientes datos:

  • Nombre de la notaria donde se hizo la escritura.
  • Fecha exacta en que se hizo la escritura (DD/MM/AA).
  • Nombre de los contratantes que figuran en la escritura.
  • La materia de la escritura.

Existen otros datos que ayudan en la búsqueda, estos son:

  • Repertorio
  • Número de la foja en que se encuentra la escritura

Atención
Usted debe tener la seguridad que estos datos son EXACTOS, ya que de lo contrario puede retrasar la búsqueda. El valor de su solicitud depende de la cantidad de carillas y copias que usted necesite. Adicional es el valor de la Vigencia y las Notas.

La entrega es al dia habil siguiente desde las 13:00 hrs hasta las 14:30 hrs. Retirar en entrega de documentos.

La exactitud de los datos es exclusiva responsabilidad del solicitante.

Si usted es de Provincia puede hacer su solicitud a través de nuestra página web, con la opción contáctenos y dando clic en Formulario para solicitud de escritura de provincia.

El valor de su solicitud depende de la cantidad de carillas y copias que usted necesite. Adicional es el valor de la Vigencia y las Notas.

El envio de escrituras a Provincia se hace por medio de Chilexpress, con un costo adicional de $4.000.

La entrega es de 2 a 3 días hábiles.

La exactitud de los datos es exclusiva responsabilidad del solicitante.

Atención
Usted debe tener la seguridad que estos datos son EXACTOS, ya que de lo contrario puede retrasar la búsqueda. Si usted viene a Stgo. hacer la solicitud tenga en cuenta lo siguiente, todos los registros notariales desde el año 1930 hasta 1979 se encuentran ubicados en nuestra bodega de Pedro de Valdivia. Usted debe solicitar el libro en Almirante Latorre 380, el cual llegará aproximadamente 2 ó 3 días hábiles después. Cuando haya llegado a nuestra oficina podrá ver el libro y hacer la solicitud.

Antes de solicitar una Vigencia usted debe saber si la notaria donde hizo su escritura está suscrita al ARCHIVO JUDICIAL DE SANTIAGO.

Usted tiene dos maneras para solicitar una Vigencia:

  • Tener una copia original o una copia fiel a la original: Con esta copia se certificará la vigencia de la escritura. Esto tiene un valor de $11.000 (valor vigencia)

    Nota: Una copia a la vista ante notario no es válida para realizar este trámite.

      Al ser una copia emitida previamente por el archivo judicial Santiago, deben venir los sellos de seguridad intactos.

  • No tener una copia original o una copia fiel de la escritura: Debe solicitar una copia de escritura en Archivo Judicial de Santiago y con esta copia se certificará la vigencia de la escritura. El valor de esto depende del número de carillas más el valor de la vigencia $11.000.

La entrega es al siguiente día hábil entre 13:00 a 14:30.Retirar en entrega de documentos.

La exactitud de los datos es exclusiva responsabilidad del solicitante.

Atención
Todos los registros notariales desde el año 1930 hasta 1979 se encuentran ubicados en nuestra bodega de Pedro de Valdivia. Usted debe solicitar el libro en Almirante Latorre 380, el cual llegará aproximadamente 2 ó 3 días hábiles después. Cuando haya llegado a nuestra oficina podrá ver el libro y hacer la solicitud.

Antes de solicitar una Nota usted debe saber si la notaria donde hizo su escritura está suscrita al ARCHIVO JUDICIAL DE SANTIAGO.

Debe traer documentos legalizados.

Existen diferentes tipos de Nota:

  • Nota con Rectificación: Esta Nota permite corregir errores en un Documento, por ejemplo: Número de Foja, Rol, Rut, etc.
  • Nota de Modificación: Esta Nota permite la modificación Total o Parcial en un Documento.
  • Nota de Medida Precautoria: Esta Nota deja congelado por un tiempo un Documento.
  • Nota de Resolución Judicial: La Corte es la encargada de oficializar el tipo de Nota que se debe aplicar al Documento.
  • Nota de Revocación: Esta Nota permite revocar un poder asignado en un Documento.

El valor de cualquier tipo de Nota es de $12.000.-

La entrega es de 3 días hábiles entre las 13:00 y 14:30 horas. Retirar en entrega de documentos.

La exactitud de los datos es exclusiva responsabilidad del solicitante.

Para ver o desarchivar un expediente usted debe tener los siguientes datos:

  • Juzgado Origen
  • Rol
  • Año
  • Legajo

Para obtener estos datos diríjase al Juzgado que dio origen al expediente.

Si desea ver un Expediente el valor es de $6.000.

Si desea Desarchivar un Expediente, debe traer una orden del Juzgado. El valor del Desarchivo es de $6.000.

Si desea una copia de un Expediente el valor va a depender de la cantidad de carillas que tenga el Expediente.

El Desarchivo tarda 15 días hábiles. Este plazo es solamente referencial, ya que dependiendo la complejidad puede prolongarse un poco más.

La exactitud de los datos es exclusiva responsabilidad del solicitante.

Una forma rápida para saber el estado de un desarchivo es a través de nuestra página web, con la opción Consulta en Línea y dando clic en la imagen de desarchivo.

En está opción usted debe hacer una busqueda y si en el resultado de la búsqueda no existe una fecha en la columna Fecha de Envio al Tribunal, su expediente aún no ha sido encontrado para ser enviado al tribunal. La columna Observación indica el estado de su búsqueda.

Recuerde que la búsqueda de su Expedientes es de 15 días hábiles como mínimo entre el pago y el desarchivo, dependiendo de la exactitud de los datos que usted entregue.

Las letras protestadas quedan registradas ante notario, los Notarios envían sus libros de protestos a los diferentes Archivos Judiciales que hay, usted debe saber en que Notaria quedo registrado el protesto y saber si esta notaria está suscrita en el Archivo Judicial Santiago. San Miguel y Puente alto no se consideran como Santiago, estos tienen sus propios Archivos Judiciales.

La información para encontrar el protesto que necesita se encuentra en el Certificado de Antecedentes Comerciales que entrega el Boletín Comercial.

Solicitar un protesto tiene un valor de $4.000.

La entrega es al siguiente día hábil entre 13:00 a 14:30. Retirar en entrega de documentos.

Para averiguar si alguien ha dejado un testamento debe solicitar al Archivo Judicial de Santiago un Certificado de Ultima Voluntad. Para solicitar este certificado usted debe traer un Certificado de Defunción de la persona que deja el testamento y llenar un formulario que el Archivo Judicial de Santiago le entrega. Este Testamento puede ser Abierto o Cerrado.

Testamento Abierto significa que es un testamento de acceso público y puede ser solicitado en el mesón del Archivo Judicial de Santiago.

Testamento Cerrado no es de acceso publico y se encuentra en la notaria indicada en el Certificado de Ultima Voluntad.

El valor del Certificado de Ultima Voluntad es de $5.000.

La entrega es de dos dias hábiles entre 13:00 a 14:30. Retirar en entrega de documentos.

Atención: Si usted solicita sus copias desde las 8:30 a 11:00 hrs. estarán listas al día hábil siguiente desde las 09:00 hrs. De lo contrario si solicita sus copias después de las 11:00 hrs. estarán en horario normal de 13:00 a 14:00 hrs. Valido para Protocolos Notariales del año 1981 en adelante. * No Aplica a Expedientes. * No Aplica a Notas, Vigencias y Testamentos. * No Aplica a usuarios de Regiones o con plazo del tribunal en el mismo día. * No Aplica a Planos.

Copias de escrituras(sin Vigencia y sin notas): La entrega es al dia habil siguiente. Este plazo no incluye despacho a domicilio cuando así lo solicita el usuario.

Copias de escrituras con notas y vigencia de sociedades: Las copias de escrituras con vigencia tiene una entrega un dia habil y de 3 días hábiles las copias de escritura con notas . Este plazo no incluye despacho a domicilio cuando así lo solicita el usuario.

Desarchivos: Tienen un tiempo de procesos de aproximadamente de 15 días hábiles. Este plazo es solamente referencial, ya que dependiendo la complejidad puede prolongarse un poco más.

Certificado Ultima Voluntad: Entrega es de 2 días hábiles. Este plazo no incluye despacho a domicilio cuando así lo solicita el usuario.

Protestos: La entrega es al siguiente día hábil. Este plazo no incluye despacho a domicilio cuando así lo solicita el usuario.

El horario de entrega es entre las 13:00 y 14:30 horas

  • Certificado de Ultima Voluntad ( Testamentos ) $5.000
  • Notas $12.000
  • Vigencias $11.000
  • Protestos $4.000
  • Desarchivos, Certificación y Consulta $6.000
  • Carillas. La primera carilla por concepto de firma tiene un valor de $4.900. Desde la segunda carilla cada una tiene un valor de $3.900.

Por Ejemplo:

  • 1 carilla $4.900
  • 2 carillas $8.800
  • 3 carillas $12.700
  • 4 carillas $16.600, etc.

1. OBJETIVOS

  1. Establecer las pautas para la elaboración, control y entrega de documentos por parte de las Instituciones del Estado a la bodega  del Archivo Judicial de Santiago.
  2. Contar con un control eficaz y eficiente de la documentación a Custodiar, por parte del Archivo Judicial de Santiago.
  3. Lograr una óptima manipulación de la documentación en su traslado, que permita cumplir con los resguardos necesarios, para su conservación.

2. TIPO DE DOCUMENTACIÓN A RECIBIR:
La documentación a ser recibidas  son  Expedientes, Custodias, Cajas, Copiadores de Sentencia,  Libros de Ingreso Corte, Índices Judiciales, Archivadores, Recursos, Libros de Estado, Juicios Arbítrales  entre otros.

3.NORMAS DE ALMACENAJE, PARA ENVÍO  DE DOCUMENTACION Y CUSTODIAS AL ARCHIVO JUDICIAL DE SANTIAGO
LEGAJOS:

  • El legajo debe tener una altura máxima de 30 cm. como máximo.
  • El legajo debe traer incorporado su índice detallado.
  • El legajo de venir rotulado, indicando en número y letra visible, N° de Legajo,  año y su naturaleza ( Contencioso ,Voluntario, Laboral, Menores,  Criminal  o Violencia Familiar y otros)

CAJAS Y CUSTODIAS

  • Las Custodias, deben venir en Caja Oficio o  doble Oficio, si estos fueran Archivadores  o Libros Copiadores de Sentencias.
  • Deben ser armados, de igual forma, como si fuesen legajos;  deben venir en cajas resistentes, rotuladas, indicando su número en letra visible, N° de caja o custodia,  año, su naturaleza y contenido,  sean estas Cajas o los Libros Copiadores de Sentencia.
  • Las Cajas, deben traer impreso en uno de sus costados, índice que indica el contenido, el número de la caja.
  • Si se trata de una  Caja que  contiene custodias en su interior, estas deben estar enumeradas e indicar el año de la misma.
  • Deberá acompañarse un CD de respaldo con esta información, la cual será registrada y respaldada en nuestro servidor, debido al usual desprendimiento de los índices de las cajas.

COORDINACIÓN PARA RECEPCIÓN

  • La formalidad para  al entrega, de Legajos, Cajas y Custodias, entre otros documentos, debe “obligatoriamente” acompañar índices físicos, 3 copias.
  • Índices en Archivo Digital (C.D.).
  • Acompañar Oficio, que debe especificar todo lo que trae, con sus respectivas firmas y timbre.

TRASLADO AL ARCHIVO JUDICIAL DE SANTIAGO

  • El traslado puede ser coordinado a través de la Corporación Judicial o realizarlo en forma particular por cada institución.
  • Si lo hace a través de la Corporación, tiene previamente que  solicitar día y hora. 
  • Fijada la fecha de envío, esta debe ser informada a Bodega del Archivo Judicial, para coordinar el traslado y la recepción de los documentos.
  • Si es por vía particular, debe comunicarse directamente con la Bodega del Archivo Judicial Santiago y coordinar fecha para el traslado.
  • Horario de recepción, de lunes a viernes, 15:00 hrs.
  • Para la solicitud de recepción y traslado, el horario es de lunes a viernes, de 08:30 a 15:00 hrs., al teléfono fijo 226287130 o a los correos electrónicos 34crimen@ajs.cl   o a.espinoza@ajs.cl 
  • Este procedimiento, aplica para todos los Juzgados, Criminales, Civiles, Laborales, Menores de Santiago y Menores Pudahuel, además de Colina.
  • Para la Corte Suprema y Corte de Apelaciones, aplica el mismo procedimiento, con la salvedad, que el horario de entrega es de 10:00 a 15:00 hrs., de lunes a viernes.

 

ARCHIVO JUDICIAL SANTIAGO
Almirante Latorre Nro. 380 Santiago - Teléfono: (02) 6287100 - E-mail: contacto@ajs.cl - Horario de Atención: Lunes a Viernes de 8:30 a 14:30 hrs. agpa 09/2014